Papierdokumente vollwertig digitalisieren

Die Verarbeitung von Papier kostet Ihrem Unternehmen viel Geld, aber Scannen allein löst nicht das Problem. Digitalisierte Dokumente müssen verarbeitbar werden.

Machen Sie mehr aus Ihren Dokumenten - nutzen Sie den Inhalt der gescannten Dokumente, sparen Sie Zeit bei der Verarbeitung, automatisieren Sie Geschäftsprozesse.

Convert2PDF ist eine Scan- und Workflowlösung für Ihre Dokumente. Sie erhöht die Bedienerfreundlichkeit beim Scannen und Digitalisieren und schützt vor Fehlern der manuellen Speicherung und Ablage.

Einfach, faires Lizenzmodell

Jeder Scanner und Multifunktionsdrucker unterstützt

In wenigen Minuten einsatzbereit

Funktionsübersicht

Übergaben Sie Dokumente an die Workflowengine (Eingabemodule)

Beschreibung

Standard Edtion

Enterprise Edition

Scannen Sie Dokumente
Eingabe per Scanner und Multifunktionssystem. Verarbeitet werden PDF, TIF und JPG Dokumente.

Überwachung von E-Mailpostfächern
Anhänge und den Body von E-Mails automatisiert verarbeiten. Im Anhang können sich PDF, TIF, JPG, DOCX, RTF oder HTML Dokumente befinden. Es werden Email-Bodys im html, als auch im reinen Textformat verarbeitet. In der Enterprise Edition wird auch der Body der Email in PDF umgewandelt und verarbeitet, in der Standard Edition wird der Body der Email als html Dokument im Input Ordner abgelegt, jedoch nicht in PDF umgewandelt.


Hotfolder
Überwachen Sie beliebig viele Ordner und reagieren Sie auf neue Bild oder PDF Dokumente.


Mobile Capture
Fotografieren Sie Dokumente und senden Sie diese an IHREN Convert2PDF Server. Erzeugen Sie aus Fotos qualitativ hochwertige durchsuchbare PDF-Dokumente. Nutzen Sie dabei Ihren Convert2PDF Server (keinen Cloudservice).


PDF Dokumente
Interpretieren Sie Inhalt aus PDF-Dokumenten und verarbeiten Sie diese im Workflow.


Bild Dokumente
Erstellen Sie aus Bild-Dokumenten (tif, jpg) automatisisert PDF Dateien und verarbeiten Sie diese im Workflow.


Word Dokumente
Erstellen Sie aus Word-Dokumenten (nur docx) automatisisert PDF Dateien und verarbeiten Sie diese im Workflow.

 


Richtext (rtf) Dokumente
Erstellen Sie aus Richtext-Dokumenten (rtf) automatisisert PDF Dateien und verarbeiten Sie diese im Workflow.

 


Webdokumente (html)
Erstellen Sie aus Webdokumenten (html) automatisisert PDF Dateien und verarbeiten Sie diese im Workflow.

 


Wandeln Sie Bilder in bearbeitbare und speicherbare Dokumente

Beschreibung

Standard Edtion

Enterprise Edition

Unterstütze PDF/A Formate
Convert2PDF wandelt gescannte Dokumente in alle gängigen PDF/A Formate um. PDF/A-1a , PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u


ZUGFeRD
Wandeln Sie gescanntre Dokumente in ZUGFeRD konforme Dokumente um. Die notwendige xml kann Convert2PDF erzeugen und mit in das PDF speichern. 


Umwandlung TIF in

durchsuchbare PDF, PDF/A, docx, jpg, mTif

Bild PDF in

durchsuchbare PDF, PDF/A, docx, jpg, mTif


jpg in

durchsuchbare PDF, PDF/A, docx, jpg, tif, mTif


Funktionen im Prozess

Beschreibung

Standard Edtion

Enterprise Edition

Texterkennung
Wandeln Sie Dokumente in durchsuchbare PDF Dateien oder Word-Dokumente um.

Barcode
Automatisieren Sie Ihre Scanprozesse mit Barcodes. Es werden alle gängigen 1D Barcodes sowie Datamatrix und QR-Code unterstützt.


Stapelverarbeitung
Scannen Sie Stapel anstatt jedes Dokument einzeln. Convert2PDF kümmert sich um die Trennung.


Zonenerkennung
Nutzen Sie Inhalte der Dokumente in Ihren Prozessen.


Stempel
Automatische Posteingangs- und Bearbeitungsstempel.


Aktenscan
Scannen Sie in bereits bestehende Dokumente und erzeugen Sie so wirkliche Akten.


Digitale Signatur
Jedes erstellte PDF kann digital signiert werden. Sie können dazu in Convert2PDF eine digitale Signatur hinterlegen. So ist die volle Nachvollziehbarkeit gewährleistet und TR-Resiscan sollte keine unnehmbare Hürde in Ihrem Scanprojekt darstellen.


Meta-Export
Dynamisch Zusatzdateien ermöglichen den einfachen Import in Ihre Anwendungen.


PDF Komprimierung
Komprimieren Sie Ihre Scans und erhalten Sie minimal große Dateien. Selbstverständlich nutzt Convert2PDF keine JBIG2 Komprimierung. Die Komprimierungsstärke können Sie selbst definieren.


Leerseiten löschen
Löschen Sie Leerseiten aus Scans. Die Genauigkeit der Leerseitenlöschung lässt sich prozentual auf Basis des tatsächlichen Inhaltes bis 4 Stellen hinter dem Komma angeben.


Barcodetools
Es werden diverse Werkzeuge kostenlos mitgeliefert, mit denen Sie Ihre eigenen Barcodeaufkleber in Excel oder Barcodeseiten mit Datamatrix Barcodes erstellen können.


Seiten auf Basis von enthaltenem Text löschen
Löschen Sie Seiten die einen bestimmten Text entahlten automatisch. 

 


Definierbare Systembelastung (Extended Multi-Threading)
Stellen Sie für jeden Scanprozess ein, welche Anzahl an CPUs dieser Prozess nutzen darf. Diese Funktion beschleunigt die Bearbeitung bei sehr hohem Scanvolumen oder großen Scans.

 


Template Management
Mittels Templates werden Dokumente automatisiert erkannt und verarbeitet. Zum Beispiel können alle Rechnungen verschiedener Lieferanten erkannt und entsprechend dem Lieferanten abgelegt werden.

 


External Scripting Module
Es können BAT oder VBA Dateien vor dem Prozess, bevor die Ergebnisdatei gespeichert wird, oder am Ende des Prozesses gestartet werden. Die Scripte werden vollkommen dynamisch generiert, Sie können also alle im Prozess gewonnenen Variablen verwenden.

 


Ausgabemodule

Beschreibung

Standard Edtion

Enterprise Edition

Ablage im Netzwerk
Speichern Sie die gescannten und bearbeiteten Dokumente in Ihrem Netzwerk.

Ablage im Google Drive
Direktes Scannen nach Google Drive

Ablage in Microsoft SharePoint
Scannen Sie direkt nach SharePoint.

Ablage in Dropbox
Scannen Sie direkt in Dropbox.

Ablage auf FTP Server
Scannen direkt auf einen FTP Server.

Versand per E-Mail (Datei im Anhang)
Versenden Sie die Datei als E-Mail. Sie können die Absender- und Empfängeradresse, sowie Betreff und Body der E-Mail frei definieren. Auch Variablen aus dem Scanprozess können verwendet werden.


Ausgabe an Drucker
Senden Sie eine gescannte Datei wieder an einen Drucker. Scannen Sie zum Beispiel Eingangsbelege in einer Filiale und drucken Sie die Belege in der zentralen Buchhaltung wieder aus.


Übergabe an SAP
Mit dieser Schnittstelle übergeben Sie den Scan direkt an den SAP Kommunikationsassistenten. Die für SAP notwendigen Metadaten können in der Beschreibungsdatei mitgegeben werden.

 


Übergabe an RA-Micro
Mit dieser Schnittstelle scannen Sie direkt in das e-Postfach von RA-Micro.

 


Metadaten
Erzeugen Sie zu Ihren gescannten Dokumenten Metadaten-Dateien. Diese werden zusätzlich mit dem gescannten Dokument gespeichert. Der Inhalt der Metadaten-Dateien ist vollkommen frei definierbar. Sie haben Zugrif auf alle im Prozess gesammelten Daten und Variablen. Auch der Name und die Dateiendung sind frei definierbar. Sie benötigen eine xml-Datei, oder txt-Datei - alles kein Problem.


EasyFax für Xerox Multifunktionssysteme
Wenn Sie Xerox Multifunktionssysteme einsetzen können Sie mit dieser Funktion bares Geld sparen. Sie benötigen keine Faxkarten mehr in den einzelnen MFPs um Faxe zu versenden.

 


External Scripting Module
Mittels BAT oder VBA Dateien können Sie dynamisch generierte Skripte ausführen und so Ihre Scans an nahezu jede beliebige Drittsoftware übergeben.

 


Hochverfügbarkeit und Lastverteilung

Beschreibung

Standard Edtion

Enterprise Edition

Hochverfügbarkeit
Lassen Sie mehrere Scanserver parallel laufen. Fällt ein Server aus, so übernimmt ein anderer die Arbeit.

Skalierbarkeit
In einer Master-/Slave Installation können Sie bei Bedarf einfach einen weiteren Slave-Scanserver hinzufügen. Es gibt keine Beschränkung bei der Anzahl an parallelen Scanservern - das bedeutet unbeschränkte Skalierbarkeit.


Load-Balancing
Im Master-/Slave Betrieb nimmt der Master-Server alle Scans entgegen und verteilt diese an die Slave-Server. Dabei meldet jeder Slave-Server für sich sobald er frei ist und einen neuen Scanjob annehmen kann.


Priorisierung
Jedem Prozess kann eine Priorität der Verarbeitung zugewiesen werden. Kommt ein neuer Scan mit hoher Priorität in die Warteschlange, so wird dieser vor eventuellen Scans niedriger Priorität eingereiht.


Lizenzierung

Beschreibung

Standard Edtion

Enterprise Edition

Unbeschränkte Anzahl an Scanner oder Multifunktionssysteme anbindbar.


Unbeschränkte Anzahl an Scans inbegriffen


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